Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko vuodelta 2025

Mkh 16.12.2025  

PPL/639/00.05.01/2025

Selostus asiasta

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen Pohjois-Pohjanmaan liitossa

Kuntalain 4. luvun 14 §:n mukaisesti valtuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kuntayhtymässä tämä tarkoittaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden määrittelyä valtuuston hyväksymässä hallintosäännössä. Hallintosäännön 77 §:n mukaisesti maakuntahallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä. Maakuntahallitus hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat, valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja tuloksellisesti sekä antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä sekä selvityksen merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä. Maakuntahallitus on päätöksellään 14.3.2022 § 40 antanut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen.

Viranhaltijoiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät on määritelty hallintosäännön 78 §:ssä. Maakuntajohtaja sekä vastuualuejohtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta vastuualueellaan, ohjeistavat alaisiaan vastuualueita sekä raportoivat maakuntahallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Vastuualuejohtajat vastaavat vastuualueensa riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat maakuntahallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Maakuntajohtaja tiedottaa maakuntahallitusta yksittäisistä riskeistä katsoessaan sen tarpeelliseksi.

Sisäisen tarkastuksen periaatteet on määritelty hallintosäännön 79 §:ssä. Sisäinen tarkastus arvioi objektiivisesti ja riippumattomasti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä ja tuloksellisuutta, raportoi arvioinnin tuloksista maakuntahallitukselle ja maakuntajohtajalle sekä esittää toimenpide-ehdotuksia järjestelmän kehittämiseksi. Sisäisen tarkastuksen toiminnon tarkoitus, tehtävät ja vastuut on määritelty maakuntahallituksen hyväksymässä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeessa. Sisäinen tarkastus toteutetaan vuosittaisen maakuntajohtajan hyväksymän tarkastussuunnitelman mukaisesti. Maakuntahallitukselle annetaan vuosittain tiedoksi edellisen vuoden sisäisen tarkastuksen raportti tehdyistä tarkastuksista, tarkastushavainnoista sekä suositukset toiminnan kehittämiseksi. Maakuntahallitus käsittelee vuoden 2024 tarkastusraportin havaintojen toimeenpanon kokouksessaan 16.12.2025.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttaminen vuonna 2025 ja kehittämiskohteet tulevalla kaudella

Arviointikertomuksessa on suositeltu, että maakuntahallitus tekee päätöksellään arvion sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen keskeisistä johtopäätöksistä sekä siitä, onko sisäinen valvonta ja riskienhallinta hoidettu asianmukaisesti. Sisäisen valvontaa sekä siihen liittyvien havaintojen ja toimenpiteiden käsittelyä ja dokumentointia on kehitetty säännöllisillä johtoryhmäkäsittelyillä, jotta havainnot ja toimenpiteet ovat kootusti saatavilla maakuntahallituksen kokonaisarviota varten

Vuoden 2025 aikana vastuualueiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan havainnot ja tehdyt toimenpiteet on käsitelty johtoryhmän kokouksissa kolmannesvuosittain. Riskihavainnot perustuvat olemassa oleviin riskienhallintasuunnitelmiin sekä havaittuihin riskeihin, joita ei ole tunnistettu riskienhallintasuunnitelmissa. Sisäisessä valvonnassa ei ole havaittu merkittäviä puutteita kuluneella kaudella.

Sopimusten hallinta on keskeinen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan väline. Sopimusten hallintaa on vuoden 2025 aikana kehitetty voimassa olevien sopimusten läpikäynnin aloittamisella ja sopimusten seuranta- ja metatietojen päivittämisellä. Vuoden 2025 aikana on laadittu tai päivitetty useita ohjeita, jotka tukevat sisäisen valvonnan toteuttamista. Päivitettyjä ohjeita ovat matkustusohje, pienavustusten periaatteet, sopimusten hallinnan ohje, hankintaohje, ohje luotto- ja maksukorttien käyttämisestä sekä ohje vieraanvaraisuudesta ja edustustilaisuuksista. Lisäksi liitolle on luotu toimintamalli sivutoimien ilmoittamiseen ja luvan myöntämiseen. Vuoden 2025 sisäinen tarkastus toteutetaan vuosisuunnitelman mukaisesti ja tarvittaessa tehdään myös ad hoc -tarkastuksia.

Keskeiset vastuualueiden ja toimintayksikön sekä liiton sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan havainnot ja toimenpiteet vuodelta 2025 on esitetty päätösesityksen liitteessä. Maakuntajohtajan ei ole tarvinnut tiedottaa maakuntahallitusta yksittäisistä riskeistä.

Seuraavassa kehitysvaiheessa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan havaintojen seuranta olisi tarkoituksenmukaista ajoittaa johtoryhmäkäsittelyssä osavuosikatsausten aikataulun mukaisesti. Keskeisiä sisäisen valvonnan kehittämiskohteita ovat edelleen sopimusten hallinta sekä hankinnat. Myös henkilöstöprosessien tarkastaminen on tulevan kauden tavoite. Riskienhallintasuunnitelmia on tarkoitus yhdenmukaistaa ja kuvata riskit aiempaa yksinkertaisemmin ja riskilähtöisemmin. Poikkihallinnollisten riskien määrittelyä jatketaan.

Valmistelija

Hallinnon kehittämispäällikkö Anne Väisänen, p. 040 685 4031

Maakuntajohtajan esitys

Käsittelytiedot

Päätös