Vuoden 2024 sisäisen tarkastuksen suositusten toimeenpano

Mkh 16.12.2025  

PPL/301/00.05.01/2024

Selostus asiasta

Sisäinen tarkastus toteutti vuonna 2024 viisi tarkastusta. Pohjois-Pohjanmaan liitto on toimeenpannut tarkastuksen suosituksia vuoden 2025 aikana.

Hallintosääntö ja delegointipäätökset

Hallintosääntö suositeltiin päivitettäväksi kokonaisuudessaan vuoden 2025 aikana, koska hallintosäännössä, ja osin myös delegointipäätöksissä, havaittiin useita päivitys- ja tarkennustarpeita. Hallintosäännön rakennetta suositeltiin myös yksinkertaistettavan ja selkeytettävän aiempaan rakenteeseen verrattuna. Hallintosääntö päivitettiin vuoden 2025 aikana. Päivitetty hallintosääntö tuli voimaan 1.9.2025.

Kuntayhtymän koon vuoksi suositeltiin, että toimivalta määritellään mahdollisimman pitkälle hallintosäännössä ja Pohjois-Pohjanmaan liiton kehittämisrahaston säännössä, erillisten delegointi- ja jatkodelegointipäätösten sijaan.  Aiemmin delegointipäätöksissä määriteltyä toimivaltaa, kuten maakuntajohtajan sijaisena toimiva viranhaltija, EU-ohjelmien ja kansallisten rahoitusinstrumenttien rahoituspäätösten tekeminen sekä lausuntojen antaminen, on suosituksen mukaisesti osin sisällytetty hallintosääntöön päivityksen yhteydessä.  

Avustuksiin liittyvä toimivalta suositeltiin määriteltäväksi hallintosääntöön. Lisäksi suositeltiin avustamisen periaatteiden määrittelemistä. Avustuksiin liittyvä toimivalta on määritelty päivitetyssä hallintosäännössä ja maakuntahallitus on hyväksynyt avustusten periaatteet 27.10.2025 § 139. Myös tutkimuslupiin liittyvä toimivalta on määritelty päivitetyssä hallintosäännössä.

Sisäisen tarkastuksen raportissa kiinnitettiin huomiota myös toimessa olevien työntekijöiden esittelyvastuuseen hankerahoitukseen liittyvän päätösvallan delegoinnissa, koska esittely hallintoasiassa tehdään virkavastuulla. Maakuntahallitus perusti uusia virkoja 27.10.2025 ja maakuntavaltuusto on hyväksynyt  uusien virkojen toimivallan määrittelystä johtuvat hallintosääntömuutokset 8.12.2025 § 28.

Tarkastuksessa suositeltiin, että henkilöstöasioihin liittyvä toimivalta ja vastuut tarkastellaan hallintosäännön päivityksessä, kuten maakuntahallitus on edellyttänyt perustaessaan henkilöstöpäällikön viran 16.01.2023 § 9. Hallintosääntöön ei ole päivitetty henkilöstöasioihin liittyvää toimivaltaa.

Raportissa suositeltiin määriteltävän toimivalta ja ohjeistus hankkeiden ulkopuolisen osarahoituksen hakemisesta ja omarahoitusosuudesta päättämisestä sekä hankkeiden rahoitushakemuksien allekirjoittamisesta. Toimivallan ja toimintamallin määritteleminen liiton suunnittelemissa hankkeissa on tärkeää etenkin niissä tapauksissa, joissa hankkeelle varataan omarahoitusta pidemmällä ajalle kuin yhdelle talousarviovuodelle tai omarahoitusosuus on merkittävä, eikä rahoitusta kateta liiton kehittämisrahastosta. Toimintamallin laatiminen on vielä kesken.

Sopimusten hallinta

Tarkastusraportissa suositeltiin laatimaan hallintosäännön edellyttämä tarkempi ohjeistus sopimustenhallinnasta sekä määrittämään sopimusten vastuuhenkilöt. Lisäksi suosituksena oli, että asianhallintajärjestelmän sopimustenhallinnan ominaisuudet, kuten hälytys -toiminnallisuus, otetaan laajemmin käyttöön ja sopimusten hallinnan metatietomallia asianhallintajärjestelmässä täydennetään.

Vuoden 2025 aikana päivitetyn hallintosäännön 67 §:ssä on määritelty sopimustenhallinnan vastuuhenkilöiksi vastuualuejohtajat ja maakuntahallitus on päätöksellään 27.10.2025 § 135 antanut tarkemmat ohjeet sopimusten hallinnasta. Myös sopimusten allekirjoitusten varmentamisesta on luovuttu suosituksen mukaisesti hallintosäännön päivityksessä. Sopimusten hallintaa varten on laadittu asianhallintajärjestelmän teknisiä ohjeita sekä päivitetty sopimustenhallinnan metatietomallia. Henkilöstölle on järjestetty joulukuussa info sopimusten hallinnasta.

Asiarekisterissä olevien sopimusten seulonta ja tarvittavien metatietojen täydentäminen sopimusten seurantaa varten on meneillään vastuualueilla. Omakätisesti allekirjoitettujen sopimusten seulontaa ei ole vielä toteutettu.

Tarkastuksessa suositeltiin myös korjaamaan sopimuspuutteet keskeisistä tietojärjestelmistä. Asianhallintajärjestelmän toimitussopimus on laadittu ja allekirjoitettu.

Hankinnat, jotka voidaan tehdä hankintaohjeistuksen mukaisesti ilman hallintopäätöstä

vuosina 2023-2024

Tarkastuksessa havaittiin, että yli 3000 euron hankintoja on tehty jonkin verran on ilman hankintapäätöstä, jolloin hankintojen mahdollisia hintavertailuja ja perusteita suorahankinnalle ei ole rekisteröity hankintaohjeen mukaisesti.

Tarkastuksessa havaittiin myös, että liiton järjestämien tilaisuuksien hankinnoista ei ole tehty tarvittavia päätöksiä. Suosituksen mukaisesti vuoden 2025 maakuntapäiviin liittyvistä hankinnoista on tehty viranhaltijapäätös.

Vakuutukset suositeltiin kilpailutettavaksi. Vakuutusten tarkastelua tai kilpailutusta ei ole toteutettu.

Hankintaohje päivitettiin syksyn 2025 aikana. Maakuntahallitus hyväksyi päivitetyn hankintaohjeen 27.10.2025 § 134, jossa yksinkertaistettiin aiemman ohjeen moniportaisuutta, menettelytapoja ja hankintarajoja hankintalain kynnysarvojen alittavissa hankinnoissa. Aiemmassa hankintaohjeessa menettelytavat oli jaoteltu kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa kolmeen eri eurorajaan ja rekisteröintitapaan. Uudessa hankintaohjeessa hankintapäätöstä ei tehdä alle 9000 euron hankinnoissa, mikäli hankinnan luonne tai projektin rahoittajan ohjeistus ei sitä edellytä. Tilaajavastuulaki tulee noudatettavaksi hankinnoissa, joiden arvo on 9000 euroa tai enemmän.

Asianhallinta: Asioiden rekisteröiminen

Tarkastuksessa suositeltiin tiedonohjaussuunnitelman päivittämistä, jotta tiedonohjauksen puutteet eivät vaikeuta rekisteröintiä. Asianhallintajärjestelmän taustalla olevaan tiedonohjausjärjestelmässä olevaa tiedonohjaussuunnitelmaa on päivitetty, mikäli siellä on havaittu puutteita. Tiedonohjaussuunnitelman laajempi päivittäminen on tarkoitus aloittaa vuonna 2026.

Tarkastuksessa suositeltiin myös asianhallintajärjestelmän koulutusta. Asianhallintajärjestelmän käyttöä sopimsuten hallinnan osalta koulutettiin henkilöstölle suunnatussa sopimusten hallinnan infossa. Vuoden 2025 aikana on tehty myös teknisiä ohjeita rekisteröinnin ja asianhallintajärjestelmän käytön tueksi.

Pohjois-Pohjanmaan liiton johtavien viranhaltijoiden sidonnaisuudet ja sivutoimet

Tarkastusraportissa suositeltiin, että maakuntajohtaja ja suunnittelujohtaja päivittävät ajantasaisiksi kuntalain 84 §:n mukaisen sidonnaisuusilmoitukset. Lisäksi suositeltiin, että sidonnaisuusilmoitukset allekirjoitetaan jatkossa sähköisesti, koska tiedonhallintalaki velvoittaa viranomaisia säilyttämään tuottamansa asiakirjat sähköisessä muodossa. Maakuntajohtaja ja suunnittelujohtaja ovat päivittäneet sidonnaisuusilmoitukset tarkastuslautakunnan käsittelyä varten. Sidonnaisuuksien ilmoittamista varten on hankittu valtuustokauden vaihtuessa tietojärjestelmä, jonka kautta sidonnaisuuksien ilmoittaminen voidaan tehdä sähköisesti.

Pohjois-Pohjanmaan liitolla ei aiemmin ollut suunniteltua prosessia ja asiakirjapohjia sivutoimi-ilmoitusten tekemiseen ja käsittelyyn. Sivutoimi-ilmoituksen ja sivutoimiluvan hakemisesta suositeltiin laadittavaksi ohjeistus ja velvoittamaan liiton kaikki viranhaltijat ilmoittamaan työnantajalle, mikäli viranhaltijalla on sivutoimi, jotta työantaja voi arvioida sivutoimen luonteen ja tehdä tarvittavat jatkotoimet asian käsittelyyn ja rekisteröintiin liittyen. Sivutoimen ilmoittamista ja sivutoimiluvan hakemista varten on toteutettu ohjeistus sekä asiakirjapohjat. Henkilöstöä on tiedotettu sivutoimen ilmoittamisvelvollisuudesta sähköpostitse sekä kuukausikuulumisissa. Vuoden 2025 aikana kaksi viranhaltijaa on tehnyt ilmoitukset sivutoimesta. Toinen ilmoitettu sivutoimi on käsitelty sivutoimena, joka ei vaadi työajan käyttämistä sivutoimen hoitamiseen ja toista sivutoimea varten on myönnetty sivutoimilupa, koska sivutoimen hoitaminen tapahtuu ainakin osin virka-aikana.

Valmistelija

Hallinnon kehittämispäällikkö Anne Väisänen, p. 040 685 4031

Maakuntajohtajan esitys

Käsittelytiedot

Päätös