Tietohallintopalveluiden kilpailutus

Mkh 10.03.2025 § 31

Selostus asiasta

Maakuntahallitus irtisanoi kokouksessaan 17.12.2024 § 201 Kuntien Tieran tietohallinnon palvelusopimukset päättymään 28.2.2026. Vuoden 2026 maaliskuusta eteenpäin kuntayhtymän tietohallintopalvelut on tuotettava joko omana tuotantona, toisen sidosyksikön toimesta tai hankittava markkinoilta. Tietohallintopalveluiden jatkuvuuden turvaamiseksi uusi tuotantomalli on valmisteltava vuoden 2025 aikana, ja palveluiden siirtymiselle tuottajien välillä on varattava riittävä siirtymäaika.

Tietohallintopalveluiden palauttaminen kokonaan kuntayhtymän omaksi tuotannoksi ei vaikuta tarkoituksenmukaiselta, sillä niiden tuottamiseen olisi osoitettavissa enintään yksi henkilötyövuosi. Yhden henkilötyövuoden kohdentaminen tietohallintopalveluihin aiheuttaisi henkilöstöriskin, sillä kuntayhtymän henkilö- ja osaamisrakenne huomioiden tietohallintopalveluihin ei olisi rakennettavissa toimivaa varahenkilöjärjestelmää. Tietohallintopalvelut ovat kriittisiä koko kuntayhtymän toiminnan kannalta, joten oman tuotannon aiheuttama riskitaso ei olisi hyväksyttävissä ilman ylimääräisiä jatkuvuuden turvaamiseen tähtääviä toimenpiteitä, jotka puolestaan nostaisivat toiminnan kustannuksia.

Uusien sidosyksiköiden syntyminen tietohallintopalveluiden tuottamiseen ja sopivien sidosyksikkökumppanien löytyminen vuoden 2025 kuluessa vaikuttaa epätodennäköiseltä. Arviointia voidaan edelleen jatkaa kevään 2025 ajan, mutta myös tuotannon ulkoistamista on aiheellista tutkia markkinakartoituksen avulla, jotta voidaan arvioida markkinoiden kykyä tuottaa kuntayhtymän tarvitsemia tietohallintopalveluita. Markkinakartoitus ei sido tekemään hankintaa.

Markkinakartoitus toteutettaisiin markkinavuoropuheluna. Maakuntahallitus päättää markkinakartoituksen jälkeen kilpailutuksen jatkotoimenpiteistä.

Valmistelija

Hallintojohtaja Toni Saranpää, p. 040 685 4052

Maakuntajohtajan esitys

Maakuntahallitus päättää käynnistää tietohallintopalveluiden markkinakartoituksen.

Päätös

Päätösesitys hyväksyttiin.

Mkh 09.06.2025 § 77

Selostus asiasta

Pohjois-Pohjanmaan liitto on käynyt markkinavuoropuhelun neljän tietohallintopalveluita tuottavan yrityksen kanssa. Markkinavuoropuheluun osallistuivat Lounea Yritysratkaisut Oy, Tietolatva Oy, Tietokeskus Finland Oy ja Decens Oy. Markkinavuoropuheluun ilmoitti halukkuutensa lisäksi TM Solutions & Services Oy, jonka kanssa markkinavuoropuhelua ei käyty. TM Solutions & Services Oy voi kuitenkin osallistua kilpailutukseen, vaikka sitä ei kutsuttu markkinavuoropuheluun.

Markkinavuoropuhelussa on selvitetty yhtäältä markkinatoimijoiden kiinnostusta ja valmiutta tuottaa Pohjois-Pohjanmaan liiton tietohallintopalvelut sekä toisaalta erilaisia tarjouspyynnön reunaehtoja, joiden avulla voidaan varmistaa riittävä palvelutaso ja mahdollistaa markkinoiden laaja osallistuminen tarjouskilpailuun. Markkinavuoropuheluissa käytiin keskustelua Pohjois-Pohjanmaan liiton hankintatarpeesta, markkinoilla käytössä olevista tiketöintijärjestelmistä, tietohallintopalveluiden lähituesta, hinnoitteluperiaatteista sekä laadunvarmistus- ja varahenkilöjärjestelmistä.

Markkinavuoropuheluiden perusteella voidaan todeta, että markkinatoimijoilla on kiinnostusta tuottaa Pohjois-Pohjanmaan liitolle tietohallintopalveluita, ja markkinavuoropuheluiden kautta saatu taustatieto mahdollistaa palveluiden kilpailuttamisen.

Muita vaihtoehtoja tietohallintopalveluiden tuottamiseen ovat oma tuotanto, uuden yhtiön perustaminen tai yhteistuotanto muiden toimijoiden kanssa. Oma tuotanto ei ole kustannustehokas vaihtoehto ja sen riittävä resurssointi ei käytännössä ole realistista nykyinen tietoturvaympäristö huomioiden. Uuden yhtiön perustaminen tai muunlainen yhteistuotanto muiden toimijoiden kanssa ei ole mahdollista, sillä mahdollisia kumppaneita ei ole riittävästi kustannustehokkaan tuotantotavan toteuttamiseksi. Käytännössä tietohallintopalveluiden hankkiminen markkinoilta on tarkoituksenmukaisin vaihtoehto.

Tietohallintopalveluiden tarjouskilpailu on tarkoitus käynnistää ennen heinäkuuta, ellei tarjouspyyntöasiakirjojen laadinnassa ilmene viivästyksiä. Tarjouspyyntö ja sen liiteasiakirjat valmistellaan Pohjois-Pohjanmaan liiton henkilöstön toimesta. Tarvittaessa hankinnan tukena käytetään ulkopuolista hankinta-asiantuntijaa. Tarjousaika päättyisi heinä- tai elokuussa, ja maakuntahallitus päättäisi hankinnasta elokuun kokouksessaan. Uusi toimittaja tuottaisi tietohallintopalvelut 1.3.2026 alkaen.

Valmistelija

Hallintojohtaja Toni Saranpää, p. 040 685 4052

Maakuntajohtajan esitys

Maakuntahallitus päättää käynnistää tietohallintopalveluiden hankinnan.

Päätös

Päätösesitys hyväksyttiin.

Mkh 18.08.2025  

PPL/160/02.04.03/2025

Selostus asiasta

Pohjois-Pohjanmaan liiton tietohallintopalveluiden tarjouspyyntöilmoitus on julkaistu Hilma-järjestelmässä 26.6.2025. Tarjouspyyntöön sisältyy konesali-, käyttäjätuki-, mobiililaite-, päätelaite- ja asiantuntijapalveluiden tuottaminen sekä hankinnan käyttöönottoprojekti. Hankintaa koskevat kysymykset tuli esittää 30.7.2025 klo 15.00 mennessä. Saapuneisiin kysymyksiin annettiin vastaukset 5.8.2025. Tarjousten määräaika oli 11.8.2025 klo 15.00. Kilpailutus on ollut avoin menettely. Tarjouspyynnössä ei ole hyväksytty vaihtoehtoisia tai osatarjouksia.

Hankinnan arvioitu arvo ylittää hankintalain mukaisen EU-kynnysarvon, joten hankintaan sovelletaan hankintalain mukaisia tarjousten poissulkuperusteita. Tarjoajan kelpoisuusvaatimuksina oli vähintään 320 000 euron liikevaihto edeltävänä tilivuotena, kaksi refenssiä tuottamistaan vastaavista palveluista sekä nimetty palvelupäällikkö sekä projektipäällikkö, joilla on oltava vähintään ammatillinen tietotekninen perustutkinto, vähintään viiden vuoden työkokemus alalta sekä referenssi toteutusta käyttöönottoprojektista. Lisäksi tarjoajan on täytettävä tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet.

Määräaikaan mennessä tarjouksen toimittivat Decens Oy, Netox, Oy, Tietokeskus Finland Oy ja Tietolatva Oy.

Tarjousten avaamisen yhteydessä hankintayksikön tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmeni virheitä. Hintaliitteen konesalipalvelut-välilehden hinnoitelukaavat ovat jääneet puutteelliseksi, sillä ne eivät laske palveluvolyymin mukaista hintaa tarjouksille. Virhe vaikuttaa oleellisesti tarjousten vertailuun. Virhettä ei ole mahdollista jälkikäteisesti korjata ilman, että se vaikuttaa tarjoajien ilmoittamiin kokonaishintoihin, joten tarjouspyynnön virhettä on pidettävä oleellisena. Virheen jälkikäteinen korjaaminen vaikuttaisi tarjouksiin ja voisi siten asettaa tarjoajat eriarvoiseen asemaan.

Tarjouspyynnössä on lisäksi ilmoitettu, että tilaajan palvelinten levytilatarve olisi 1 teratavu (TB). Levytilan tarpeesta on kuitenkin ilmennyt jälkikäteen epätietoisuutta, eikä todellista tarvetta ole pystytty varmistamaan luotettavasti tarjouskilpailun määräaikaan mennessä. Ilmoitettu levytilan tarve saattaa olla virheellinen ja se on voinut vaikuttaa tarjoajien tarjouksiin, jolloin sillä on merkitystä tarjousten välisessä kilpailussa. Epätarkkuutta ei ole mahdollista jälkikäteisesti korjata ilman, että se vaikuttaa tarjoajien asemaan tarjouskilpailussa. Todellinen levytilan tarve on varmistettava, jotta tarjouspyyntö ja siitä annettavat tarjoukset voidaan perustaa hankintayksikön todelliseen palvelutarpeeseen.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 125 §:n 1 momentin hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Oikeuskäytännössä tarjouspyynnön virheellisyyttä on vakiintuneesti pidetty hyväksyttävänä keskeyttämisperusteena (esimerkiksi MAO 49/07, MAO 423/07, MAO 358/08, MAO 416/08, MAO 108/09, MAO 123/09 ja MAO 131/09).

Koska tarjouspyyntöaineistossa on merkittäviä virheitä, jotka ovat saattaneet vaikuttaa tarjousten laatimiseen ja joita ei voida poistaa tarjoajien asemaa vaarantamatta, tarjouskilpailu on keskeytettävä ja järjestettävä uudelleen.

Valmistelija

Hallintojohtaja Toni Saranpää, p. 040 685 4052

Maakuntajohtajan esitys

Päätös