Tietohallintopalveluiden kilpailutus

Mkh 10.03.2025 § 31

Selostus asiasta

Maakuntahallitus irtisanoi kokouksessaan 17.12.2024 § 201 Kuntien Tieran tietohallinnon palvelusopimukset päättymään 28.2.2026. Vuoden 2026 maaliskuusta eteenpäin kuntayhtymän tietohallintopalvelut on tuotettava joko omana tuotantona, toisen sidosyksikön toimesta tai hankittava markkinoilta. Tietohallintopalveluiden jatkuvuuden turvaamiseksi uusi tuotantomalli on valmisteltava vuoden 2025 aikana, ja palveluiden siirtymiselle tuottajien välillä on varattava riittävä siirtymäaika.

Tietohallintopalveluiden palauttaminen kokonaan kuntayhtymän omaksi tuotannoksi ei vaikuta tarkoituksenmukaiselta, sillä niiden tuottamiseen olisi osoitettavissa enintään yksi henkilötyövuosi. Yhden henkilötyövuoden kohdentaminen tietohallintopalveluihin aiheuttaisi henkilöstöriskin, sillä kuntayhtymän henkilö- ja osaamisrakenne huomioiden tietohallintopalveluihin ei olisi rakennettavissa toimivaa varahenkilöjärjestelmää. Tietohallintopalvelut ovat kriittisiä koko kuntayhtymän toiminnan kannalta, joten oman tuotannon aiheuttama riskitaso ei olisi hyväksyttävissä ilman ylimääräisiä jatkuvuuden turvaamiseen tähtääviä toimenpiteitä, jotka puolestaan nostaisivat toiminnan kustannuksia.

Uusien sidosyksiköiden syntyminen tietohallintopalveluiden tuottamiseen ja sopivien sidosyksikkökumppanien löytyminen vuoden 2025 kuluessa vaikuttaa epätodennäköiseltä. Arviointia voidaan edelleen jatkaa kevään 2025 ajan, mutta myös tuotannon ulkoistamista on aiheellista tutkia markkinakartoituksen avulla, jotta voidaan arvioida markkinoiden kykyä tuottaa kuntayhtymän tarvitsemia tietohallintopalveluita. Markkinakartoitus ei sido tekemään hankintaa.

Markkinakartoitus toteutettaisiin markkinavuoropuheluna. Maakuntahallitus päättää markkinakartoituksen jälkeen kilpailutuksen jatkotoimenpiteistä.

Valmistelija

Hallintojohtaja Toni Saranpää, p. 040 685 4052

Maakuntajohtajan esitys

Maakuntahallitus päättää käynnistää tietohallintopalveluiden markkinakartoituksen.

Päätös

Päätösesitys hyväksyttiin.

Mkh 09.06.2025 § 77

PPL/160/02.04.03/2025

Selostus asiasta

Pohjois-Pohjanmaan liitto on käynyt markkinavuoropuhelun neljän tietohallintopalveluita tuottavan yrityksen kanssa. Markkinavuoropuheluun osallistuivat Lounea Yritysratkaisut Oy, Tietolatva Oy, Tietokeskus Finland Oy ja Decens Oy. Markkinavuoropuheluun ilmoitti halukkuutensa lisäksi TM Solutions & Services Oy, jonka kanssa markkinavuoropuhelua ei käyty. TM Solutions & Services Oy voi kuitenkin osallistua kilpailutukseen, vaikka sitä ei kutsuttu markkinavuoropuheluun.

Markkinavuoropuhelussa on selvitetty yhtäältä markkinatoimijoiden kiinnostusta ja valmiutta tuottaa Pohjois-Pohjanmaan liiton tietohallintopalvelut sekä toisaalta erilaisia tarjouspyynnön reunaehtoja, joiden avulla voidaan varmistaa riittävä palvelutaso ja mahdollistaa markkinoiden laaja osallistuminen tarjouskilpailuun. Markkinavuoropuheluissa käytiin keskustelua Pohjois-Pohjanmaan liiton hankintatarpeesta, markkinoilla käytössä olevista tiketöintijärjestelmistä, tietohallintopalveluiden lähituesta, hinnoitteluperiaatteista sekä laadunvarmistus- ja varahenkilöjärjestelmistä.

Markkinavuoropuheluiden perusteella voidaan todeta, että markkinatoimijoilla on kiinnostusta tuottaa Pohjois-Pohjanmaan liitolle tietohallintopalveluita, ja markkinavuoropuheluiden kautta saatu taustatieto mahdollistaa palveluiden kilpailuttamisen.

Muita vaihtoehtoja tietohallintopalveluiden tuottamiseen ovat oma tuotanto, uuden yhtiön perustaminen tai yhteistuotanto muiden toimijoiden kanssa. Oma tuotanto ei ole kustannustehokas vaihtoehto ja sen riittävä resurssointi ei käytännössä ole realistista nykyinen tietoturvaympäristö huomioiden. Uuden yhtiön perustaminen tai muunlainen yhteistuotanto muiden toimijoiden kanssa ei ole mahdollista, sillä mahdollisia kumppaneita ei ole riittävästi kustannustehokkaan tuotantotavan toteuttamiseksi. Käytännössä tietohallintopalveluiden hankkiminen markkinoilta on tarkoituksenmukaisin vaihtoehto.

Tietohallintopalveluiden tarjouskilpailu on tarkoitus käynnistää ennen heinäkuuta, ellei tarjouspyyntöasiakirjojen laadinnassa ilmene viivästyksiä. Tarjouspyyntö ja sen liiteasiakirjat valmistellaan Pohjois-Pohjanmaan liiton henkilöstön toimesta. Tarvittaessa hankinnan tukena käytetään ulkopuolista hankinta-asiantuntijaa. Tarjousaika päättyisi heinä- tai elokuussa, ja maakuntahallitus päättäisi hankinnasta elokuun kokouksessaan. Uusi toimittaja tuottaisi tietohallintopalvelut 1.3.2026 alkaen.

Valmistelija

Hallintojohtaja Toni Saranpää, p. 040 685 4052

Maakuntajohtajan esitys

Päätös