Conference of Peripheral Maritime Regions -järjestön kokousmatkojen hyväksyminen

Mkh 10.03.2025  

PPL/76/00.02.01/2025

Selostus asiasta

Maakuntahallituksen jäsen Esa Aalto on osallistunut Conference of Peripheral Maritime Regions -järjestön (CPMR) ilmastotyöryhmän kokouksiin Brysselissä 17.6.2024, Gozolla 1.10.2024, Heraklionissa 5.-6.11.2024 ja Anconassa 3.-4.12.2024. Aalto on nimetty maakuntahallituksen edustajaksi Itämeren komission energia- ja ilmastotyöryhmään. CPMR-kattojärjestön työryhmiin ei ole nimetty maakuntahallituksen edustajia. Itämeren komission työryhmät ovat CPMR-kattojärjestön työryhmiin nähden erillisiä. Itämeren komission työryhmien nimeämispäätös toimii matkamääräyksenä kyseisten toimielimen kokouksiin, mutta CPMR:n kattojärjestön työryhmien kokouksiin olisi annettava erillinen matkamääräys, koska nimeämispäätöstä ei ole tehty.

Pohjois-Pohjanmaan liiton matkustusohjeessa on määrätty luottamushenkilöiden matkoista seuraavasti:

Luottamushenkilöiden matkat ja koulutukset hyväksytään asianomaisessa luottamustoimielimessä ennen matkaa. Säännöllisesti toistuvat matkat hyväksytään maakuntahallituksessa kertapäätöksellä koko toimikauden osalta.

Poikkeuksellisesti luottamushenkilön matkan ja koulutuksen voi hyväksyä maakuntajohtaja. Näissä tilanteissa matka ja koulutus tuodaan tiedoksi toimielimen seuraavaan kokoukseen. (s. 2)

Edellä mainituista matkoista ei ole tehty ennakollista päätöstä maakuntahallituksessa. Matkoille ei ole pyydetty myöskään maakuntajohtajan hyväksyntää, joten matkoja ei ole hyväksytty maakuntahallituksen hyväksymän matkustusohjeen prosessin mukaisesti. Matkustusohje ei sisällä määräyksiä tilanteista, joissa matkaa ei ole ennakolta hyväksytty. Koska maakuntahallituksella on toimivalta hyväksyä sen jäsenten matkat, asian jälkikäteinen ratkaiseminenkin on katsottava kuuluvaksi maakuntahallituksen toimivaltaan.

Kyseessä olevista matkoista on aiheutunut seuraavat kulut:

• Bryssel, Belgia: 739,24, sisältäen juna-, bussi- ja kilometrikorvaukset (496,84 euroa) sekä päivärahat (242,40 euroa)
• Gozo, Malta: 1093,02 euroa, sisältäen juna-, bussi- ja lauttamatkat sekä majoituskulut
• Heraklion, Kreeta: 1384,52 euroa, sisältäen juna-, bussi- ja lauttamatkat sekä majoituskulut (1170,32 euroa) ja päivärahat (214,20 euroa)
• Ancona, Italia: 1731,48 euroa, sisältäen juna- ja bussimatkat sekä majoituskulut (965,88 euroa) ja päivärahat (765,60 euroa). (Anconan matkan kuluihin sisältyvät Malmön Itämeren komission kokousmatkan kulut. Kokouksiin osallistuttiin saman matkan aikana.)

Kustannukset eivät sisällä ansionmenetyksiä tai kohdekaupungin hotellikuluja, jotka on maksettu erikseen.

Kyseisten matkojen järjestelyt poikkeavat osittain matkustusohjeen määräyksistä. Matkustusohjeen mukaan matkajärjestelyistä vastaavat matkasihteerit, joiden tehtäviin kuuluvat matkan edellyttämän kuljetuksen järjestäminen, majoituksen varaaminen sekä muut matkojen järjestelyt. Edellä mainittujen matkojen järjestelyistä on kuitenkin vastannut Esa Aalto itse, koska juna-, bussi- ja lauttamatkojen ennakollinen varaaminen ei ole ollut käytännössä mahdollista. Matkasihteerit ovat vastanneet hotellimajoituksen varaamisesta kohdekaupungissa.

Matkojen hankintaan liittyvistä periaatteista matkustusohjeessa on määrätty, että matkajärjestelyt on toimeenpantava kustannustehokkaimman matkustusvaihtoehdon mukaan, myös ekologiset tekijät huomioiden. Matka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen. Virkamatka voidaan tehdä lyhytkestoisimman vaihtoehdon sijasta kustannuksiltaan edullisimman vaihtoehdon mukaisena virkamatkana, jolloin koko matkan kesto katsotaan virkamatkaksi, ellei matkustaja ole itse pyytänyt matkustusaikatauluista poikkeamista (esim. menomatkan aikaistaminen tai paluumatkan viivyttäminen). Näistä periaatteista poiketen edellä mainitut matkat on tehty lentämisen sijasta muilla matkustusvälineillä, minkä vuoksi matkustusaika on ollut merkittävästi pidempi kuin lentämällä. Toisaalta koko matkaa ei ole katsottu virkamatkaksi eikä päivärahoja tai ansionmenetyskorvauksia ole maksettu koko matkan ajalta.

Matkakustannusten objektiivinen vertailu eri matkustustapojen välillä ei pitkien etäisyyksien matkoilla ole täysin mahdollista lentoyhtiöiden dynaamisesta hinnoittelusta ja eri matkustusvälineiden asemien välisistä siirtymistä johtuen. Käytettävissä olleiden lentojen hintatietojen perusteella on kuitenkin arvioitavissa, että juna-, bussi- ja laivamatkojen pidemmästä ajallisesta kestosta huolimatta kokonaiskustannukset eivät ole olleet korkeammat kuin mitä ne olisivat olleet lentäen. Matkakorvauksia on kustakin matkasta maksettu kokonaisuudessaan enintään se määrä, joka olisi tullut vähintään maksettavaksi lentämällä tehdystä matkasta.

Brysselin, Gozon ja Heraklionin matkakorvaukset on jo maksettu Esa Aallolle, sillä matkojen puutteellinen hyväksymisprosessi on ilmennyt vasta Anconan matkalaskuhakemusta käsiteltäessä. Mikäli Brysselin, Gozon ja Heraklionin matkakuluja ja -korvauksia ei hyväksytä maksettavaksi, korvatut summat on perittävä takaisin. Anconan kokouksen matkakuluja ja -korvauksia ei ole pantu maksuun.

Hallintolain 34 §:n mukaisesti Esa Aallolle on varattu tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta ja antaa selityksensä asiaan liittyviin selvityksiin. Hän ei ole antanut lausuntoa asiassa.

Asiaa arvioitaessa on huomioitava, että CPMR:n organisaatiorakenne on monimutkainen ja kattojärjestön ja Itämeren komission toimielinten sekoittuminen keskenään on ymmärrettävää. Kuntayhtymän matkustustoimeksiantojen käytänteissä on myös ollut ainakin jossakin määrin epäjohdonmukaisuutta, mikä on omiaan aiheuttamaan epätietoisuutta matkamääräysten kattavuudesta. Käsiteltävissä matkoissa ei ole tapahtunut tahallista matkamääräyksen laajuuden ylittämistä.

Valmistelija

Hallintojohtaja Toni Saranpää, p. 040 685 4052

Maakuntajohtajan esitys

Päätös