Tilintarkastusyhteisön valinta

TARK 26.04.2024 § 29

Asian esittely

Pohjois-Pohjanmaan liiton tilintarkastuspalvelut on kilpailutettu vuosille 2019–2024. Näin ollen tilintarkastuspalveluiden kilpailutus on tullut ajankohtaiseksi tilikaudesta 2025 eteenpäin. Kilpailutukseen liittyvässä tarjouspyynnössä tarkastuspalveluilla tarkoitetaan ensisijaisesti Kuntalain 14. luvun (122 §, 123 §) mukaista julkaisen hallinnon ja talouden tilintarkastuksen (JHTT-tilintarkastuksen) suorittamista Pohjois-Pohjanmaan liitossa noudattaen JHTT ry:n suositusta hyvästä tilintarkastustavasta julkishallinnossa sekä tilintarkastuslain 4 luvun 3 § säädöstä hyvästä tilintarkastustavasta. Hankittavan tilintarkastuspalvelun tavoitteena on varmistaa kuntayhtymän lakien ja säädösten mukaista toimintaa sekä huolehtia lakisääteisen tarkastusvelvollisuuden toteuttamisesta.

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Tilintarkastuksen hankintaprosessin valmistelu kuuluu näin ollen tarkastuslautakunnan toimivaltaan. Esityksen valittavasta tilintarkastusyhteisöstä tekee tarkastuslautakunta ja päätöksen maakuntavaltuusto.

Kuntalain 122 §:n 3 momentin mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita enintään kuudeksi vuodeksi kerrallaan. Tilintarkastajan tehtävä jatkuu siihen saakka, kun tilintarkastuskertomus toimikauden viimeiseltä tilikaudelta on käsitelty. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuulliseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHTT-tilintarkastaja).

Puheenjohtajan esitys

Tarkastuslautakunta

1. käy lähetekeskustelun tilintarkastusyhteisön hankinnan käynnistämisestä;
2. päättää valtuuttaa Pohjois-Pohjanmaan liiton toimiston käynnistämään tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisen.

Päätös

Tarkastuslautakunta
1. kävi lähetekeskustelun tilintarkastusyhteisön hankinnan käynnistämisestä;
2. päätti valtuuttaa Pohjois-Pohjanmaan liiton toimiston käynnistämään tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisen.

Marko Paasovaara ilmoitti olevansa esteellinen ja poistui kokouksesta tämän asiakohdan käsittelyn ajaksi. (Hallintolaki 28§)

TARK 06.09.2024 § 40

Asian esittely

Pohjois-Pohjanmaan liitto on pyytänyt tarjousta Pohjois-Pohjanmaan liitto -kuntayhtymän lakisääteisten tilintarkastusten suorittamisesta tilikausille 2025–2028. Optio varataan tilikaudelle 2029. Kuntalain (410/2015) 14 luvun 122 pykälän mukaisesti tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajan tehtävä jatkuu siihen saakka, kun tilintarkastuskertomus toimikauden viimeiseltä tilikaudelta on käsitelty. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHT-tilintarkastaja).

Esityksen valittavasta tilintarkastusyhteisöstä vuosille 2025–2028 tekee tarkastuslautakunta ja päätöksen maakuntavaltuusto.

Hankintalain (1397/2016) mukaan kunnan ja kuntayhtymän tulee kilpailuttaa kynnysarvot ylittävien tilintarkastuspalvelujen hankinta. Kynnysarvot alittaviin hankintoihin tulee soveltaa avointa ja syrjimätöntä hankintamenettelyä sekä kuntien ja kuntayhtymien omia hankintaohjeita. Hankinnan arvo ei ylitä hankintalain mukaisia kynnysarvoja.

Pohjois-Pohjanmaan liitto julkaisi tilintarkastuspalvelua koskevan tarjouspyynnön verkkosivuillaan 22.7.2024. Tarjouspyyntö toimitettiin kolmelle toimijalle, jotka olivat BDO Oy, KPMG Julkistarkastus Oy sekä TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy.

Määräaikaan 16.8.2024 klo 15.00 mennessä Pohjois-Pohjanmaan liittoon tarjouksensa toimittivat BDO Oy, KPMG Julkistarkastus Oy sekä TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy. Kaikki tarjouksen jättäneet tilintarkastusyhteisöt täyttivät asetetut ehdottomat vaatimukset.

Hankintapäätöksen peruste on kokonaistaloudellinen edullisuus halvimman hinnan perusteella. Tarjoukset asetetaan paremmuusjärjestykseen halvimman hinnan perusteella seuraavien painoarvojen mukaisesti:

-          JHT-tilintarkastuksen päivähinta: painoarvo maksimi 50 pistettä

-          muiden HT-pätevyyttä edellyttävien tarkastuspalveluiden päivähinta: painoarvo maksimi 30 pistettä

-          tarkastuslautakunnan kokouksiin osallistumisen kertahinta: painoarvo maksimi 20 pistettä.

Vertailussa edullisimmasta hinnasta saa maksimipistemäärän ja muut tarjotut hinnat suhteutetaan tämän periaatteella edullisin hinta / tarjottu hinta * painoarvopisteet.

BDO Oy:n tarkastuksen hinta on 895 euroa/tarkastuspäivä sekä JHT-tilintarkastuksen että muiden tarkastuspalveluiden osalta sekä 400 euroa / tarkastuslautakunnan kokous. KPMG Julkistarkastus Oy:n tarkastuksen hinta on 670 euroa / tarkastuspäivä sekä JHT-tilintarkastuksen että muiden tarkastuspalveluiden osalta sekä 300 euroa / tarkastuslautakunnan kokous. TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy:n JHT-tarkastuksen päivähinta on 686 euroa vastuullisen JHT-tilintarkastajan (60 %) sekä 595 euroa avustavan JHT-tilintarkastajan (40 %) osalta. Päivähintana on käytetty painotettua keskiarvoa 649,60 euroa. Muiden tarkastuspalveluiden osalta on käytetty JHT-tilintarkastajan päivähintaa 686 euroa sekä 300 euroa / tarkastuslautakunnan kokous. Tarjouspyynnön mukaisten painoarvojen perusteella suoritetun vertailun perusteella TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy:n tarjous on hinnaltaan halvin.

Hankinnasta solmitaan kirjallinen hankintasopimus Pohjois-Pohjanmaan liiton ja valitun tarjoajan välille. Hankintapäätös ei muodosta sopimussuhdetta kuntayhtymän ja valitun tarjoajan välille.

Hankintaan sisältyy optio tilikaudeksi 2029. Option käyttämisestä on ilmoitettava tilintarkastusyhteisölle viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiota käyttämällä maakuntavaltuustolla on oikeus valita edellä mainittu tilintarkastusyhteisö Pohjois-Pohjanmaan liiton tilintarkastajaksi tilikauden 2029 päättymiseen asti kilpailuttamatta hankintaa uudestaan.

Tarjouspyyntö ja tarjousten vertailutaulukko ovat esityslistan liitteenä. Tarjousten avauspöytäkirja ja tarjoukset ovat tarkastuslautakunnan kokouksessa nähtävänä. Hankinta-asiakirjat ovat asianosaisjulkisia hankintaa koskevan päätöksenteon jälkeen ja yleisöjulkisia sen jälkeen, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Liikesalaisuuden piiriin määritellyt osat tarjousasiakirjoista katsotaan salassa pidettäviksi.

Puheenjohtajan esitys

Tarkastuslautakunta päättää esittää maakuntavaltuustolle

1. että Pohjois-Pohjanmaan liiton tilintarkastusyhteisöksi tilikausille 2025–2028 mukaan lukien mahdollisen optiotilikauden valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy, vastuunalaisena tilintarkastajana JHT, KHT, KRT Marko Paasovaara.
2. valtuuttaa Pohjois-Pohjanmaan liiton toimiston tekemään tilikausia 2025–2028 koskevan tilintarkastussopimuksen TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy:n kanssa.

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti esittää maakuntavaltuustolle

1. että Pohjois-Pohjanmaan liiton tilintarkastusyhteisöksi tilikausille 2025–2028 mukaan lukien mahdollisen optiotilikauden valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy, vastuunalaisena tilintarkastajana JHT, KHT, KRT Marko Paasovaara;

2. valtuuttaa Pohjois-Pohjanmaan liiton toimiston tekemään tilikausia 2025–2028 koskevan tilintarkastussopimuksen TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy:n kanssa.

Maakuntavaltuusto 09.12.2024  

PPL/369/02.04.02/2024

Tarkastuslautakunnan esitys

Päätös